Por Edwin Vázquez de Jesús
El programa Documentos y Hojas de Cálculo Google (Google Docs and Spreadsheets o GDS por sus siglas en inglés) ha cambiado la forma en que trabajo colaborativamente con colegas en varios proyectos. GDS es un programa en línea que no reside en su computadora sino en servidores de Google. Los documentos que cree son almacenados en su computadora sólo si lo desea. De esta forma si se daña su máquina(o pierde su "pen drive", que es muy probable) no habrá perdido el documento. Además lo puede acceder desde cualquier lugar con cualquier computadora.
Con GDS puedo generar un documento directamente en el programa o crearlo en Microsoft Word (o en OpenOffice Writer o formato "rich text", entre otros), e invitar a un colega para que trabaje el mismo en línea. La colaboración se puede dar al mismo tiempo, en el mismo documento, independientemente de dónde estén ubicadas las personas. Puede haber un colega en Japón y otro en Puerto Rico editando al mismo tiempo o cuando cada cual decida. Los cambios son almacenados por GDS de tal forma que se puede revertir a una versión anterior a las últimas ediciones.
El documento creado puede ser publicado en la Internet y a éste se le asignará su propia dirección URL de tal forma que cualquiera pueda accederlo.
La pantalla de edición
La siguiente figura muestra el área donde se escribe, similar a la de Microsoft Word.
Note en la figura anterior que los íconos son fáciles de entender y corresponden a las funciones principales de cualquier procesador de texto poderoso.
La siguiente figura muestra el menú que se abre al oprimir "Archivo" ("File" en el menú en inglés):
Cómo colaborar
Quizás la herramienta más poderosa de GDS es la facilidad que nos ofrece para hacer trabajos colaborativos a través de su función de "colaborar", que aparece en una pestaña del menú principal, como se ilustra a continuación:
Al oprimir la pestaña de colaboración aparecerá un menú para que incluya las direcciones electrónicas de las personas a quienes invitará a colaborar. Los invitados deberán tener una cuenta de Gmail para poder participar. Si no tiene una oprima AQUÍ y siga las instrucciones en pantalla. El menú que aparecerá será el siguiente:
Note en la figura anterior que usted puede invitar a colegas para que participen sólo como lectores, sin derecho a introducirle cambios al documento.
Hipervínculos
Si le quiere añadir poder y funcionalidad a su documento puede viuncular cualquier elemento a través de la herramienta de hipervínculos, que se ilustra a continuación:
Los enlace3s pueden ser a páginas web, a otros documentos suyos creados en GDS, a un marcador o a una dirección de correo electrónico.
Documentos con HTML
GDS le permite insertar códigos HTML directamente en el documento, como se ilustra a continuación. Para aquellos de nosotros que usamos HTML básico en nuestros escritos esta herramienta nos es muy familiar:
Publicar el documento en la Internet
Una vez haya escrito su documento puede publicarlo para que todos tengan acceso a el mismo. Se le asignará una dirección URL única al mismo. Cada vez que lo edite automáticamente la edición se reflejará en la versión publicada, con el mismo URL.
Finalmente (por ahora pues GDS está siendo mejorado constantemente), otra herramienta importante es la caacidad de publicar su documento directamente a su blog (ver flecha en figura anterior). Éstos pueden ser publicados a Blogger, WordPress, TypePad y otros. De hecho, este documento que está leyendo fue creado totalmente en GDS, con las imágenes integradas en el mismo. Además fue publicado a la Internet. Vea la versión publicada AQUÍ.
USOS SUGERIDOS
El uso más obvio de GDS debe ser para compartir, colaborar, trabajar socialmente, parte de el llamado "social networking" de la web 2.0. A nivel práctico lo pueden usar grupos de estudiantes que trabajan un proyecto en común, tal como un informe para la clase. A nivel profesional lo estamos usando variops profesores de la Universidad de Puerto Rico para desarrollar documentos relacionados con proyectos afines.
En fin, cualquier documento que requiera la participación de más de una persona se presta para GDS. Es mucho más fácil que estar enviándose anejos a través del correo electrónico, donde a veces no está claro qué cambios le introdujo quién.
Artículo relacionado: Bienvenidos a la Googlesfera.
Para más información y ayuda sobre Documentos y Hojas de Cálculo Google oprima AQUÍ.
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